Ved brug af denne hjemmeside godkendes brug af cookies til analyse og personalisering af indhold.

Den definitive guide til Product Information Management

Hvad er PIM, og hvorfor har du brug for et PIM-system?

PIM står for Product Information Management. Et PIM-systems vigtigste opgave er at hjælpe virksomheden med at håndtere store mængder af komplekse produktinformationer og distribuere informationerne effektivt på de relevante kanaler.

Indholdsfortegnelse
Kapitel 1

Hvad er PIM?

PIM står for Product Information Management. Et PIM-systems vigtigste opgave er at hjælpe virksomheden med at håndtere store mængder af komplekse produktinformationer og distribuere informationerne effektivt på de relevante kanaler.

Et godt PIM-system giver en virksomhed en ”single source of truth”. Et centralt system, hvor du har let adgang til alle virksomhedens produktinformationer og kan stole på, at data er valide.

I PIM-systemet samler du alle produktinformationer, beriger dem og distribuerer dem hurtigt og effektivt til alle kanaler – både til digitale som webshop, website, markedskanaler som Amazon, e-Bay og Pricerunner samt til brug i printede kataloger, datablade, brochurer osv.

Behovet for et PIM-system opstår ofte, når kravene til virksomhedens produktdata stiger, og den hidtidige måde at håndtere informationerne på ikke længere slår til. Virksomhedens ERP-system bliver for ufleksibelt til at håndtere den stigende kompleksitet i produktdata, og et virvar af Excel-ark og databaser gør det svært at finde de rigtige informationer og få dem hurtigt ud på vigtige markedsføringskanaler.

PIM-systemet er integreret med virksomhedens andre systemer. Det placerer sig mellem virksomhedens kilder til produktinformation på den ene side (ERP, PLM, leverandørdata, etc.) og de eksterne kanaler til distribution af informationerne på den anden side (webshop, CMS, katalog, datablade, etc.).

Et PIM-system er et centralt system til styring af produktinformation

Kapitel 2

Hvordan skaber et PIM-system værdi?

Et PIM-system skaber i store træk værdi på to måder:

  1. Det forbedrer virksomhedens marketing- og salgsindsats og medvirker på den måde til øget omsætning
  2. Det effektiviserer virksomhedens interne processer


PIM-systemer understøtter Salg, Marketing og virksomhedens interne processer

Kapitel 3

PIM optimerer marketing og salg

Hvis vi starter med effekten på marketing og salg, kommer det til udtryk på flere forskellige måder.

Produktinformation er afgørende for købsbeslutningen

Kampen om den moderne forbruger – både inden for B2B og B2C – er langt hen ad vejen en kamp på information. Den moderne forbruger researcher i stor stil online, inden hun er klar til at træffe en købsbeslutning, og jo flere og bedre produktinformationer, du kan stille til rådighed i eksempelvis din webshop, desto større er sandsynligheden for at vinde hende som kunde.

Et PIM-system gør det let at oprette og vedligeholde alle typer produktinformation, så du kan give køberen en fyldig beskrivelse af produktet, de præcise specifikationer, alle nødvendige billeder og videoer, relevante datablade osv.

Alt sammen med brugerfokuserede beskrivelser i stedet for de interne varenumre og andre betegnelser, som ERP-systemet typisk benytter sig af.

Produktbeskrivelserne er afgørende af flere årsager:

  • Af hensyn til SEO, så produktet i det hele taget bliver fundet online.
  • For brugeroplevelsen, så kunden får lyst til og føler sig tryg ved at foretage et køb.
  • For at undgå returvarer – jo mere kunden ved om produktet på forhånd, desto lavere er risikoen for, at kunden bliver skuffet og sender varen retur.

En sammenhængende brugeroplevelse på tværs af kanaler

Den moderne forbruger hopper konstant mellem forskellige kanaler, og derfor må virksomheden være til stede, hvor hun er.

Kald det omnichannel eller multichannel marketing – pointen er, at virksomheden har behov for effektivt at kunne håndtere flere kanaler og servere et sammenhængende brand og budskab for kunden på tværs af dem – både i digital og fysisk form.

Det kræver et stærkt datagrundlag og et system til at styre håndteringen af data, hvis man skal kunne præsentere ensartede produktinformationer for kunderne med den fleksibilitet og hastighed, som den moderne forbruger forventer.

Hurtigere og mere målrettet information til potentielle kunder

PIM styrker sælgernes arbejde ved at give dem adgang til de informationer, de skal bruge for at kunne rådgive potentielle kunder målrettet og i en fart.

I stedet for at skulle vente på, at marketing får produceret præsentationsmaterialet, kan sælgeren selv generere unikke brochurer og prislister, som er tilpasset den konkrete kundes behov. Alle data ligger tilgængelig i PIM-systemet, så det er blot et spørgsmål om at vælge, hvilken visuel template, der skal bruges, og hvilke produkter der skal præsenteres.

PIM-systemet gør det også enkelt at arbejde med differentierede priser. Systemet trækker automatisk de priser ind i marketingmaterialet, som matcher den enkelte kundes prisaftale.

Den helt store fordel ved et PIM-system er, at du kan være sikker på, at du arbejder med valide og opdaterede data. Du risikerer altså ikke at afgive fejlfyldte tilbud med uddaterede specifikationer eller forkerte priser, som både sætter sælgeren i forlegenhed og får virksomheden til at fremstå uprofessionel.

En PIM-løsning sikrer, at du arbejder med valide og opdaterede data

Muliggør international vækst

Vækst kan opnås på flere måder, men for mange virksomheder er en ekspansion til flere markeder – ofte gennem e-commerce - en oplagt vej til at skalere virksomheden.

En internationalisering betyder oftest også, at man skal agere på flere sprog, og hver gang der tilføjes et sproglag, bliver der lagt et ekstra lag af kompleksitet på marketings arbejde. I praksis er det umuligt at håndtere flere sprog i e-commerce på en effektiv måde, hvis man skal gøre det manuelt.

Her kan et PIM-system have stor værdi. PIM-systemet gør det muligt at opstille klare processer for oversættelse, opdatering og publicering af data, så du kan få produkterne ud på flere markeder lige så hurtigt, som da du kun skulle agere på et enkelt sprog.

Et større sortiment uden at øge lageret

Et PIM-system giver dig mulighed for at lade virksomhedens varehylde vokse, uden at det behøver at betyde et øget lager eller unødvendigt mange produkter i ERP-systemet.

Ved at oprette produkterne i PIM-systemet og lade dem leve der, kan du markedsføre dem på lige fod med alle andre produkter, og først når de bliver solgt, overføres produkterne til ERP-systemet.

Dette er særligt relevant for grossister, men også andre virksomheder med et stort varesortiment, som for eksempel byggemarkeder, vil ofte have fordel af at kunne markedsføre flere produkter, end de lagerfører.

Med et PIM-system kan du øge dit produktsortiment uden at øge lageret

Kapitel 4

Et PIM-system optimerer virksomhedens interne processer

Sænker time to market

De fleste virksomheder agerer på et dynamisk marked, hvor både udviklingen og kunderne flytter sig hurtigt, og derfor er time-to-market et helt afgørende konkurrenceparameter.

PIM optimerer time-to-market ved at strømline produktets vej fra udvikling over produktion til marketing og salg. Processen med at frigive et produkt fra produktudvikling til marketing øger ofte time-to-market unødigt. Den proces optimerer et PIM-system markant.

I et PIM-system kan medarbejdere fra flere afdelinger arbejde på produktet samtidig, og marketing kan således påbegynde katalogproduktion eller lignende, selvom alle produktdetaljer ikke er på plads endnu. Når produktafdelingen opdaterer informationer i den centrale database, opdateres informationerne også i det påbegyndte katalog.

PIM-systemet automatiserer også en del af samarbejdet med oversætterbureauer, så det bliver nemt at holde overblik over, hvilke produkttekster der er sendt til oversættelse, og hvad status er på dem.

Oversætterne kan efterfølgende leveres direkte ind i PIM-systemet. På samme måde effektiviserer et PIM-system en række af de manuelle opgaver, som ellers får processen med at sende nyt produkt på markedet til at trække ud.

PIM-systemer sænker time to market

Lettere at sælge via andre kanaler

Når du har struktureret dine produktdata i et PIM-system, bliver det langt lettere at få dine produkter sat til salg på Amazon og andre markedspladser eller sende produktdata til prissammenligningssider.

Har du dine data liggende ustruktureret i spredte databaser, skal du først have fundet de relevante data, have dem transformeret til en struktur, som eksempelvis Amazon kan tage imod, og til sidst have lagt dine data op i de rigtige grupper på Amazon.

Når du har dine produkter i et PIM-system, hjælper det dig med at modellere data, så det bliver hurtigt at sende data til andre kanaler. Du kan tilmed bruge en tredjepartsservice til at sende produktinfo til de relevante sites.

Et PIM-system hjælper dig med hurtigt at modellere data til andre kanaler

Højere effektivitet gennem mindre manuelt arbejde

”Hvem ved, om der skal stå 5 eller 7 her?” ”Er vi sikre på, at de her priser passer?” ”Jeg skal lige have svar fra produktafdelingen på, hvilke farver vi kan levere i.”

Når et nyt produkt skal på markedet, opstår der let en masse tvivlsspørgsmål, som tager lang tid at få afklaret, hvis man ikke har en stramt styret proces for det. Når du strukturerer dine data i et PIM-system, slipper du for den håndholdte ping-pong frem og tilbage mellem afdelingerne.

Det bliver let at delegere ansvar, og de enkelte faggrupper kan nøjes med at fokusere på deres egen kerneopgave i sikker forvisning om, at resten af virksomheden gør det samme

Bevar overblikket over processen

Effektivitet hænger ofte sammen med overblik, og netop det kan være svært at bevare, hvis man står midt i lanceringen af en ny kollektion, en ny produktserie eller en anden form for kompleks produktlancering. Hvilke produkter er godkendt? Hvilke produkter mangler billeder? Hvilke tekster er sendt til oversættelse? Hvilke produkter er klar til at gå live?

Den type spørgsmål kan et PIM-system typisk hjælpe dig med at få et hurtigt svar på. I Perfion PIM kan du eksempelvis opbygge workflows, som giver et visuelt overblik over, hvor langt de forskellige elementer er i processen, så du undgår, at noget bliver glemt i travlheden.

Færre fejl i produktdata

En af de primære årsager til at indføre et PIM-system er at få nedlagt den jungle af Excel-ark, som mange virksomheder bruger til at opbevare deres produktinformationer. Excel er godt til mange ting, men det hænger også uløseligt sammen med en række manuelle håndteringer, som øger risikoen for fejl.

Samtidig er der en overhængende risiko for, at der opstår usikkerhed om, hvilken version der gælder, hvis dokumentet sendes rundt i organisationen.

Et PIM-system eliminerer fejlene ved at erstatte Excel-arkene med en central database, som sikrer, at alle informationer er korrekt opdateret på alle kanaler. PIM-systemet giver dig med andre ord det overblik og den struktur, som udgør den sikreste rute uden om fejl.

Det gælder også i forhold til blandt andet godkendelsesprocedurer, så du sikrer dig, at produkter ikke bliver publiceret, før de er klar til det.

Berig dine produkter med ekstra informationer

Mange webshops sælger produkter, som kunderne kan finde magen til andre steder på nettet, og er du i den situation, er det vigtigt, at du har mulighed for at berige de produktinformationer, du modtager fra leverandøren.

Ellers præsenterer du blot det samme produkt på samme måde som dine konkurrenter.

I et PIM-system kan du let berige dine produkter med ekstra information, så du kan differentiere dig fra konkurrenterne. Den moderne forbruger researcher i stigende grad online på de produkter, hun er interesseret i, og derfor er omfattende produktinformationer et stærkt konkurrenceparameter.

Et PIM-system gør det let for dig at tilføje ekstra information til produkterne

Læs her, hvordan produktdata kan forbedre brugeroplevelsen på dit website

Konsistens i produktdata

Hvis du arbejder med dine produktdata i flere forskellige decentrale systemer, er der stor sandsynlighed for, at der ikke er 100 procent konsistens i den måde, som produktdata bliver beskrevet.

Et sted står et mål på 20 millimeter måske angivet som ”20 mm”, et andet sted står der ”20mm” og et tredje sted måske blot ”20”. Det giver særligt problemer, når man vil kategorisere sine produkter i en webshop og gøre det muligt for brugeren at filtrere efter parametre som måleenheder, farve, beskrivelser og lignende.

Er der ikke styr på betegnelserne, bliver de relevante produkter ikke vist. Hvis brugeren eksempelvis søger på ”rød”, og du ikke har et system til at sikre, at alle varianter af rød kommer frem ved denne søgning, får du ikke vist de relevante produkter – og det kan være det samme som et mistet salg.

Det handler dog lige så meget om kontrol som om konsistens. PIM-systemet sætter dig nemlig også i stand til at differentiere beskrivelserne fra kanal til kanal, når det er relevant. Det kunne eksempelvis være i forbindelse med produkter, som skal beskrives på én måde, når de sælges B2C, og på en anden måde, når de skal præsenteres for B2B-kunder.

Bedre kampagnestyring

En kampagne består i bund og grund af en samling af produkter, som skal præsenteres til markedet på en bestemt måde. Det er netop, hvad et PIM-system er i stand til.

Med et PIM-system kan du modellere dine produktgrupper og styre, hvilke data der skal vises i hvilke sammenhænge – eksempelvis hvilke produktinformationer, der skal vises i ét land, og hvilke der skal fremhæves i et andet. Det gør det langt hurtigere at få kampagnen i luften, og det gør det samtidig let at justere undervejs, fordi du kun behøver at opdatere data ét sted.

Med et PIM-system kan du meget hurtigere få en kampagne i luften

Hurtigere produktion af produktkataloger

Selvom det digitale univers overtager stadigt større dele af virksomhedernes kommunikation, så har det gode, gamle, trykte produktkatalog stadig sin berettigelse i mange brancher.

Kataloget som genre er dog udfordret ved, at markedet generelt bevæger sig hurtigere og hurtigere, så den klassiske proces med at bruge flere måneder på at få årskataloget på plads er ikke gangbar længere. I de tilfælde er kataloget forældet, inden det rammer de potentielle kunder.

Et PIM-system optimerer arbejdsgangene omkring produktkatalogets tilblivelse og gør det blandt andet muligt for marketing at gå i gang med at sætte produkterne op i kataloget, selvom alle informationer ikke er på plads endnu.

PIM-løsninger optimerer arbejdsprocessen ved tilblivelsen af produktkataloger

Kapitel 5

Hvordan fungerer et PIM-system?

Et PIM-system er en central database med produktdata

I sin essens er et PIM-system en central database med produktdata. Perfion PIM har som eksempel en Windows-klient, som baserer sig på data fra en SQL-server.

Brugerne kobler sig på databasen, hvor de kan oprette nye produkter og felter samt tilføje eller redigere informationer, der fra databasen kan distribueres til en række forskellige kanaler.
PIM-systemet kan håndtere alle typer produktdata – tekst, billeder, video, lyd og alle dokumenttyper.

PIM og integration til ERP og andre systemer

En af de store styrker ved et PIM-system er systemets evne til at udveksle data med andre programmer, og derfor er det vigtigt, at PIM-systemet har et åbent API, som ikke sætter begrænsninger i forhold til for eksempel at læse alle data og metadata samt skrive data ind i andre systemer.

Nogle af de vigtigste systemer, som PIM-systemet kan integreres med, er nævnt herunder.

Data ind i PIM:

ERP. – Et godt PIM-system vil kunne integreres med de fleste ERP-systemer, og et system som Perfion PIM kommer eksempelvis med ”out-of-the-box” integration til Dynamics AX, NAV og D365.

PLM – (Product Lifecycle Management). Både PIM- og PLM-systemer fokuserer på at hjælpe virksomheder med at optimere deres processer omkring produkter, men fra forskellige vinkler, og derfor vil en integration mellem de to systemer kunne understøtte processerne yderligere.

Leverandørportaler – eller lignende systemer, hvor leverandører lægger data ind. Ved at integrere med PIM-systemet får du mulighed for effektivt at importere og bearbejde leverandørdata.

Data ud fra PIM:

ERP. – Når du har fået leverandørdata ind i PIM-systemet, skal det også kunne læses over i ERP-systemet.

Business Intelligence-platforme. – Ved at integrere PIM med sin BI-platform vil man kunne lave detaljeret og indsigtsfuld rapportering på sine produkter.

CRM – Følg med i, hvilke produkter en kunde har købt, og brug den viden til at lave målrettet markedsføring baseret på de relationer mellem produkter, som PIM-systemet indeholder.

Adobe InDesign. – Ved at kunne trække på data direkte fra PIM-systemet kan produktionen af brochurer, kataloger og andre printmaterialer optimeres markant.

Microsoft Office. – Brug data fra PIM-systemet i alle de dokumenter, du er vant til at arbejde med.

CMS. – Hold jeres website opdateret med friske, valide produktdata uden tidskrævende manuelt arbejde.

E-commerce. – En PIM-løsning er svær at komme uden om, hvis man vil i gang med at benytte e-handel som salgskanal.

Læs mere nedenfor

Best of breed PIM eller integreret PIM – hvilken løsning skal du vælge?

Hvis I arbejder med e-commerce og overvejer at investere i en PIM-løsning, vil du på et tidspunkt sandsynligvis stå med overvejelsen om at gå med én af to muligheder:

  • En integreret PIM-løsning, som er et modul, der kan tilføjes din eksisterende e-commerce platform eller ERP-system.
  • Et best of breed PIM-system, som er en standalone løsning, der kan integreres til en lang række systemer.

Den integrerede løsning tager i sagens natur ofte afsæt i det system, det er integreret med, og i forhold til funktioner vil det være smallere end et best of breed-system. Denne løsning egner sig bedst til virksomheder, som udelukkende sælger gennem en webshop.

Skal du ud på flere kanaler, og ønsker du et system, som er skabt til at fungere som samlingspunkt for et antal systemer, så vil en best of breed løsning være bedre. Den vil give dig flere muligheder og mere fleksibilitet i forhold til, hvordan du ønsker at arbejde med dine produktdata.

En anden fordel er uafhængigheden mellem PIM-systemet og dine øvrige systemer – du vil eksempelvis kunne skifte eller opgradere ERP-system eller e-commerce platform, uden at PIM-systemet bliver påvirket af det.

Kapitel 6

E-commerce bliver enklere med et PIM-system

PIM bliver ofte nævnt i samme åndedrag som e-commerce - og med god grund. Når en virksomhed føjer e-commerce til virksomhedens øvrige salgskanaler, bliver marketingindsatsen med ét langt mere kompleks og krævende. E-commerce rummer i sin natur en digital udveksling af informationer, som gør PIM relevant, men det er særligt dimensionen med flere kanaler, som er afgørende – sælger du udelukkende gennem en webshop, vil det ofte kunne lade sig gøre at håndtere produkterne i din e-commerce-platform alene.

E-commerce er en disciplin, som dikterer høj hastighed, og du har derfor brug for et system, der kan understøtte arbejdet med at oprette og berige produktdata på de enkelte produkter på en effektiv måde. Informative og sælgende produktinformationer gør hele forskellen for en webshop.

Sælger du samtidig i flere lande og på flere sprog, bliver behovet for ét centralt sted til styring af alle produktinformationer blot endnu vigtigere. Det vil kræve for meget arbejde at redigere det manuelt i fragmenterede systemer.

Eksempler på, hvordan et PIM-system kan understøtte e-commerce:

  • Hurtig import og bearbejdning af leverandørdata.
  • Berigelse af produktinformationer fra leverandører.
  • Nem sprogversionering af produkttekster.
  • Kontrol over hvordan informationer kategoriseres og vises i forhold til avanceret søgning og filtrering.
  • Effektiv håndtering af produktbilleder, videoer og andre medietyper.

Nethandel bliver lettere med et PIM-system

Kapitel 7

Hvilken type virksomheder opnår størst værdi med et PIM?

Hvis du kan svare ja til en eller flere af de nedenstående beskrivelser, er der en stor sandsynlighed for, at din virksomhed hurtigt vil kunne opnå en positiv ROI på en investering i et PIM-system.

I promoverer jeres produkter på flere forskellige kanaler. Er e-commerce én af dem, forstærker det blot business casen.

I er på flere markeder og kommunikerer på flere sprog. Hvert nyt sproglag tilføjer en kompleksitet, som gør det svært at styre markedsføringen manuelt på en kosteffektiv måde.

I forfølger vækstmål, som gør det nødvendigt at øge marketingaktiviteterne til nye markeder, flere websider, flere kataloger og lignende. Høj aktivitet betyder i al sin enkelhed, at der er flere aktiviteter at optimere på, og derfor vil PIM-systemet hurtigt bevise høj ROI.

Jeres produktinformationer er komplekse. Det kan for eksempel være i kraft af et stort antal informationer og beskrivelser, brug af metadata eller komplekse relationer mellem data. Et eksempel på et simpelt produkt med høj kompleksitet er vin, fordi der udover informationerne om den konkrete vin, kobler sig en række interessante metadata til produktet – det kan være information om druetypen, vinregionen, vinhuset osv. Læs mere her: How to sell a good bottle of wine with a PIM-system.

I vil gerne have flere produktdata ind fra leverandører – eller berige de data, I får. Uden et PIM-system til at understøtte processen, er det en ressourcekrævende opgave at håndtere importen af informationer fra forskellige leverandører, som ofte leveres i forskellige formater og i inkonsistent kvalitet.

En endnu mere lavpraktisk tommelfingerregel er, at jo flere gange man ser sig selv copy-paste information rundt fra et system til et andet, desto større er behovet for et PIM-system til at automatisere nogle af de manuelle arbejdsgange.

Hvilken slags virksomheder egner PIM sig ikke til?

Et PIM-system er en investering, og det er ikke alle virksomheder, der kan opnå nok værdi fra et PIM-system til, at investeringen giver mening.

Eksempelvis vil virksomheder, som producerer få, unikke produkter efter bestilling – det kunne være store maskiner til industriel produktion – ikke få tilstrækkelig glæde af et PIM. Det samme gælder små virksomheder, hvor der kun er meget få mennesker involveret i arbejdet med produkterne. Et PIM-systems berettigelse vil ofte være en effektivisering af processer, så hvis der ikke er ret mange arbejdsgange at optimere på, vil omkostningen formentlig overstige gevinsten.

Kapitel 8

Hvem arbejder med et PIM-system i virksomheden?

Der er primært 3 roller i en virksomhed, som får gavn af introduktionen af et PIM-system.

Marketing

Marketing skal kunne manøvrere hurtigt og levere kreative løsninger, men det er svært, når tiden går med at finde, validere og redigere produktinformationer i flere forskellige systemer.
Derfor vil marketing kunne spare store ressourcer og bruge deres kræfter bedre med et PIM-system.

Læs her om 3 vigtige problemer, et PIM-system løser for marketingchefen

PIM-løsninger hjælper Marketing med at spare mange ressourcer

Product Management

For produktchefen og andre, som har med produktets rejse gennem virksomheden at gøre, vil PIM-systemet være et vigtigt værktøj. Målet for dem vil være at effektivisere processer og skære ned på de fejl, der følger med manuelle håndteringer.

3 vigtige problemer, et PIM-system løser for produktchefen

Et PIM-system hjælper produktchefen med at strømline processerne

IT

For it-chefen vil et PIM-system forenkle it-infrastrukturen, idet det bliver muligt at slukke for en række af de decentrale systemer, som hidtil er blevet brugt til at opbevare produktdata. Desuden løser PIM-systemet et vigtigt problem i forhold til skalerbarhed i forretningen, som vil være svært at styre med fragmenterede systemer.

3 vigtige problemer, et PIM-system løser for IT-chefen

En PIM-løsning forenkler IT-infrastrukturen

Kapitel 9

Hvad skal du vide, inden du vælger PIM?

Hvis du overvejer at investere i et PIM-system, er der en række spørgsmål, som du har brug for at besvare, før du kan vælge det rigtige system til dit behov. Derfor har vi skrevet en guide, som du kan downloade herunder.

Guiden hjælper dig med at finde ud af, hvilke krav du skal stille til din kommende PIM-leverandør.

Baseret på erfaringer med hundredvis af kunder har vi udvalgt 5 nøgletemaer og forsynet dem med en række konkrete spørgsmål, som du skal overveje og finde svar på.

Du får blandt andet:

  • Overblik over alle de kanaler, I skal forholde jer til
  • Indsigt i, hvordan jeres arbejdsprocesser kan understøttes af PIM
  • Klarhed over, hvordan jeres ERP skal hænge sammen med PIM
  • Overblik over alle de spørgsmål, I skal stille jer selv for at nå frem til den rigtige løsning for jer